PIQUE

I. -  Produzir o termo de doação

Antes de colocar os materiais em uso, providencie alguns documentos. No caso de bens permanentes como mobiliário, eletroeletrônicos, equipamentos, utensílios de cozinha e veículos, um termo de doação dos objetos, que devem ser oferecidos de maneira irrevogável. Inicia, assim, o processo de incorporação deles ao patrimônio da Secretaria da Educação. Ressalta-se que a escola não é dona das peças que abriga. Deve-se procurar o modelo junto a Secretária de Educação, que precisa ser enviado a ela junto com a nota fiscal do produto e as descrições detalhadas, tais como valor estimado, quantidade e estado de conservação. Concluído o trâmite, todos os itens ganham chapas metálicas ou etiquetas no caso de softwares e hardwares, cuja numeração deverá integrar o inventário da escola. Quando se trata de bens de consumo como livros, materiais de escritório, de higiene pessoal e de limpeza, dispensa-se esse procedimento e basta o registro escrito do recebimento. Não se deve esquecer de conferir se todos os materiais que constam no termo foram entregues. 
 

II. - Armazenar os registros

Guarde cópia de toda a documentação no cadastro patrimonial da escola. A recomendações das Secretarias de Educação, em geral, é que cada instituição mantenha um arquivo, pasta ou caderno com a relação de todos os bens, organizado e atualizado frequentemente para ajudar no controle do consumo e da manutenção. 

III. - Planejar o uso dos materiais

Dependendo da natureza do item, é fundamental planejar onde colocá-lo e, principalmente, como usá-lo de forma pedagógica, é o que sugere Olga Freitas, autora do curso de Administração de Materiais, do programa ProFuncionário, do Ministério da Educação (MEC). No caso de a unidade receber alguns jogos de tabuleiro, por exemplo, a equipe gestora avalia de que forma eles serão empregados pelos professores para ensinar, para qual faixa etária são recomendados e em qual local serão colocados. Uma consulta à comunidade interna e aos interessados ajudará na decisão.

 

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IV. - Informar o Conselho Tutelar

Quando a escola receber uma doação em dinheiro que não tenha uma destinação específica, é importante o Conselho Escolar participar, junto com a equipe gestora, da decisão sobre o seu uso. Dessa forma, é possível rever as prioridades e atender a elas. Segundo Maura Barbosa, consultora de gestão escolar, é interessante o Conselho e a Escola se preocuparem em prestar contas para o doador e para a comunidade em geral de forma direta e transparente. Essa prática favorece a transparência da gestão financeira e permite que a pessoa ou empresa que fez a remessa acompanhe os resultados de sua contribuição. Por essa razão, também a comunidade escolar espera ser informada sobre como as doações estão sendo utilizadas. Se a escola possuir, sempre que possível, ela deve digitalizar as notas fiscais e emitir relatórios em seus sites, blogs, páginas de rede social, de forma a tornar essa uma medida eficaz e transparente de ajuda e correlação com a comunidade.

 

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V. - Realizar a manutenção e a limpeza

Antes de disponibilizar os objetos para a equipe ou para os alunos, verifique se eles estão em condições de uso. Móveis, por exemplo, não podem ter pregos ou parafusos soltos. Aparelhos eletroeletrônicos necessitam de voltagem compatível com a rede elétrica.
 

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VI. - Preservar os itens

Organizar um cronograma de manutenção dos materiais é uma forma de conservá-los e evitar gastos maiores. Tornar o aluno um agente ativo nesse processo é interessante. Para especialistas, o estudante pode ser estimulado a verificar e apontar o que precisa de reparo nos espaços que utiliza como sala de aula, refeitório, banheiro etc. Segundo especialistas da área educacional um trabalho com base em diálogo e atividades com foco na preservação desperta o sentimento de pertencimento e, assim, ele passa a se sentir responsável pelo patrimônio, facilitando e melhorando o convívio e manutenção dos itens.